档案数字化是在九十年代末期随着计算机技术普遍应用应运而生的。档案数字化的产生改变了传统的管理模式，同时也推动了档案信息的开发。我馆为实现建设“数字化城建档案馆”的目标，成立了档案数字化科，开展城建档案数字化转换工作。
   1、档案扫描管理系统

沈阳市城建档案管理系统后台数据库采用MS SQL SERVER 2000系统,应用MS Visual Studio .NET 平台，以C#语言开发而成。在此系统上，通过直接调用档案检索目录，在档案检索目录下直接生成电子档案。

2、主要设备
    康太克斯 CHAMELEON 36″增强型彩色扫描仪、贝灵巧 730彩色多功能扫描仪、柯达I160 双面彩色扫描仪、惠普打印机等。

3、档案数字化工作流程

①领取档案：到保管利用科办理扫描档案出库手续，其中包括填写调卷单、清点案卷、案卷交接等，将领取的案卷放入临时库房保存。
    ②分配任务：档案数字化科科长按照每月领取规定卷数进行任务分配，记录扫描档案类别、区间号、档案扫描时间、档案扫描人、备注等工作，录入订制好的分配任务EXCEL表中。
    ③扫描预处理：拆卷并有序排列张页，然后对大小的不一、折叠放置及档案质量不够好的张页进行平整。

④扫描：为保证扫描成果的清晰、准确。整个扫描分为三步：预扫、正式扫描和三级质检。
    ⑤扫描档案的管理：档案扫描完成后必须检查档案无误后方可装订复原，做到不损坏原件、附件，按照档案原顺序排列组卷。
    ⑥档案存储：扫描工作完成后，通过数据存储软件批量存入数据库。导入数据库后要备份整个数据库，通过磁盘阵列进行存储。
    ⑦档案归库：完成扫描的档案送回保管利用科。办理清点案卷、移交、归库手续。
    ⑧扫描档案工作安全管理

为保证电子档案的安全管理，确保信息资源安全，采取如下措施：

数据库的备份与恢复：现采用服务器硬盘与磁盘阵列的双机备份，服务器一旦出现问题，可运用磁盘阵列来恢复数据；服务器应使用ＵＰＳ电源，防止数据库因突然断电而崩溃。

计算机病毒防治：采用国家有关主管部门批准的查毒、杀毒软件，适时对服务器和客户端查毒、杀毒，并制定严格的防毒制度。 

访问控制：对用户进行操作权限的限制，包括功能权限制和数据权限制，主要防范用户的越权访问。在制定存储软件功能时需重点考虑。